Umeå Däckservice, org. nr. 556792-3312 är en däckverkstad som erbjuder verkstadstjänster för last- och

personbilar, till både företag och privatpersoner.

Inom Umeå Däckservices verksamhet behandlas diverse personuppgifter och värnar om sina kunders,

partners och anställdas integritet och är alltid mån om att följa gällande dataskyddsregelverk. Det är av

största vikt att all sådan behandling utförs på ett korrekt sätt som inte riskerar att göra intrång i den

personliga integriteten hos den vars personuppgifter behandlas. Umeå Däckservice ska i alla lägen se till

att personuppgifter behandlas på ett lagenligt och korrekt sätt, samt att samtliga som behandlar

personuppgifter för Umeå Däckservices räkning har de kvalifikationer och den kunskap som krävs för

behandling av sådana uppgifter.

Denna personuppgiftspolicy (”Policyn”) innehåller regler och riktlinjer för den behandling av

personuppgifter som görs av Umeå Däckservice i egenskap av personuppgiftsansvarig, oavsett vilken typ

av personuppgifter det är fråga om och vems personuppgifter det rör. Syftet med Policyn är att öka

kunskapen inom Umeå Däckservice och säkerställa att Umeå Däckservice uppfyller sina skyldigheter

enligt Dataskyddsförordningen. Det här dokumentet avser även att ge medarbetare närmare vägledning

om hur de ska behandla personuppgifter samt hur deras personuppgifter blir behandlade.

2. Tillämpningsområde och omfattning

Policyn gäller för företagets alla anställda och konsulter, på alla marknader och vid var tid.

Företagets ledning ska se till att denna Policy efterlevs, vilket bland annat innefattar utbildning för alla

anställda.

3. Definitioner och grundprinciper

3.1 Personuppgifter

Personuppgifter är alla uppgifter som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person och som

direkt eller indirekt kan identifiera en person. Exempel på personuppgifter är namn, kontaktuppgifter,

lokaliseringsuppgifter eller faktorer som är specifika för en persons fysiska, ekonomiska, kulturella eller

sociala identitet.

Uppgifter som enskilt inte når upp till kraven kan tillsammans ändå utgöra personuppgifter.

3.2 Behandling

En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter eller uppsättningar av

personuppgifter, oberoende av om de utförs automatiserat eller ej, såsom insamling, registrering,

organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning,

utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller

sammanförande, begränsning, radering eller förstöring.

Behandling av personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller

filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening och behandling av genetiska uppgifter,

biometriska uppgifter, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en persons sexualliv eller sexuella läggning

(s k särskilda kategorier av personuppgifter) är som huvudregel förbjuden. För att sådan behandling ska

vara tillåten krävs ett giltigt undantag från förbudet. De vanligaste undantagen är att den registrerade

lämnat samtycke eller själv offentliggjort uppgifterna, för att utöva rättigheter eller fullgöra skyldigheter

inom arbetsrätten, för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för hälsooch

sjukvårdsändamål.

Behandling av personnummer får bara utföras om det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med

behandlingen, vikten av en säker identifiering eller något annat beaktansvärt skäl.

Behandling av uppgifter om lagöverträdelser (fällande domar i brottmål och överträdelser eller därmed

sammanhängande säkerhetsåtgärder men sannolikt inte uppgift om misstanke om brott) får endast

behandlas i vissa särskilda fall.

3.3 Laglig grund och ändamål för behandling av personuppgifter

Personuppgifter får bara samlas in och behandlas för ”särskilda, uttryckligt angivna och berättigade

ändamål och inte senare behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål”.

Behandling av personuppgifter är endast laglig om och i den mån någon av följande grunder är tillämplig:

1. a) Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att personuppgifterna behandlas för ett eller flera

specifika ändamål. Särskilda krav finns som måste vara uppfyllda för att samtycket ska vara giltigt.

1. b) Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att

vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås.

1. c) Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar Umeå Däckservice.

Som exempel kan här nämnas kontrolluppgifter som lämnas till Skatteverket.

1. d) Behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den

registrerade eller för en annan fysisk person (t ex när det är fara för livet).

4. Säkerhetsåtgärder, behörighetsstyrning och åtkomst, radering

Personuppgifterna ska behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet för personuppgifterna med

användning av tekniska och organisatoriska åtgärder.

Personuppgifter får inte bevaras längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med

behandlingen.

Även personuppgifter i så kallat ostrukturerat material såsom i dokument på servrar, i en enkel lista, på

webbplatser etc behöver raderas när ändamålet med behandlingen är uppfyllt.

5. Umeå Däckservices personuppgiftsbehandlingar

5.1 Allmänt

När Umeå Däckservice samlar in, behandlar och lagrar personuppgifter ska detta i alltid ske på ett

lagligt, korrekt, öppet och ändamålsenligt sätt och endast i den mån Umeå Däckservice bedömer det

nödvändigt. Umeå Däckservice ska genomgående behandla personuppgifter på ett sätt som undviker att

kränka den registrerades personliga integritet. I samtliga fall av personuppgiftsbehandling är Umeå

Däckservice mycket noga med att personuppgifterna skyddas av lämpliga säkerhetsåtgärder. Ytterligare

information finns även i Umeå Däckservices IT-policy.

Umeå Däckservice kan behandla personuppgifter antingen genom att själv samla in och behandla

uppgifterna självständigt och för egen räkning eller på uppdrag av andra bolag.

Umeå Däckservice samlar in och behandlar personuppgifter inom de områden och funktioner som listas

under kommande avsnitt. I flera fall när vi begär in personuppgifter gör vi det i syfte att uppfylla

lagstadgade eller avtalsenliga krav eller krav som är nödvändiga för att ingå ett avtal med exempelvis en

anställd, en kund eller leverantör. I fall den registrerade inte tillhandahåller de uppgifter som vi begär

kan det i vissa fall medföra att vi inte kan ingå ett avtal eller fullgöra våra förpliktelser i ett avtal med den

registrerade.

Om den registrerade känner tveksamhet eller oro för att lämna en viss personuppgift kan denne

kontakta närmaste chef. Om du har avslutat din anställning och har funderingar kan du kontakta Umeå

Däckservice enligt avsnitt 10 Kontaktuppgifter.

Nedan finner du de områden inom vilka Umeå Däckservice behandlar personuppgifter. I anslutning till

respektive område anges även ändamålen och den lagliga grunden för behandlingen, vilka som mottar

uppgifterna samt lagringsperiod m.m.

5.2 Anställda

Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?

Anställdas personuppgifter inhämtas och behandlas för att fullgöra skyldigheter enligt lag, kollektivavtal

och/eller för ingåendet och fullgörandet av enskilda avtal, tex anställningsavtal.

Vilka personuppgifter behandlas och vem är mottagare?

Personuppgifter som behandlas är huvudsakligen namn, personnummer, telefonnummer,

bankuppgifter, underlag för ersättning och förmåner, adress, information om närstående,

kvalifikationer, erfarenhet och utveckling, frånvaro, sjukdom och eventuell rehabilitering.

Vi behandlar också på frivillig basis personuppgifter på anställdas barn i syfte att erbjuda

föräldrapenningtillägg enligt kollektivavtalet.

De som mottar uppgifterna är chef, administratör och interna eller externa aktörer som administrerar

löner och andra förmåner m.m. och myndigheter när så krävs.

För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?

Den anställdes personuppgifter krävs bland annat för följande ändamål: löneutbetalning, lönerevision

och andra ersättningar och förmåner, allmän personaladministration, tidrapportering, upprätthålla

beredskaps- och katastrofplanering, kontakta anhöriga i samband med tillbud/olyckor rörande den

anställde, tillhandahålla företagshälsovård, semester, administrera anställningsförmåner (inklusive

pensioner, livförsäkring och hälso- och sjukvårdsförsäkring), upprätthålla sjukdoms- och

frånvarodokumentation för beräkning av sjuklön och deltagande i rehabiliteringsutredningar i enlighet

med arbetsmiljölagen, ta beslut om lämpligheten för visst arbete, möjliggöra utvärdering och granskning

av prestationer (inklusive information om prestationsförmåga och annan bedömningsinformation och

utvecklingssamtal med den anställde) och också mer generellt för att säkerställa uppfyllelse av legala

skyldigheter (inklusive, men inte begränsat till, inkomstskatt och socialförsäkringslagstiftning och all

relevant arbetsrättslig lagstiftning, såsom för att uppfylla de turordningsbestämmelser som gäller vid

uppsägning eller för att utfärda arbetsgivarintyg).

Anställda som erhåller tagg för inpassering registreras i ett inpasseringssystem vilket förutom

identifikationsuppgifter innebär att registrering av inpasseringstillfällen sker.

Erhållande av konto till Umeå Däckservices datorsystem innebär att uppgifter som rör kontot exempelvis

användarnamn och lösenord registreras och att det sedan är möjligt att hänföra exempelvis inloggning

till enskilda anställda.

Hur länge lagras uppgifterna?

Umeå Däckservice lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med

behandlingen. Umeå Däckservice genomför därför regelbundna gallringar bland personuppgifter och tar

bort de uppgifter som inte längre behövs. När en anställning upphör finns som utgångspunkt ingen

anledning att spara den f.d. anställdes personuppgifter. Detta inkluderar den anställdes e-postkonto och

uppgifter om den anställde i Umeå Däckservices system. Gallring ska i sådana fall ske snarast möjligt

efter anställningens upphörande.

Från detta finns dock viktiga undantag. Vissa uppgifter behöver Umeå Däckservice spara för att uppfylla

åtaganden i enlighet med arbetsrättslig, skatterättslig och socialförsäkringsrättslig lagstiftning. I dessa

undantagsfall lagras uppgifter i 2 år respektive 7 år (rörande bokföring, beskattning och

preskriptionstider).

Övrigt

Vissa av de personuppgifter Umeå Däckservice behandlar till följd av anställningen kan utgöra känsliga

uppgifter. Häribland kan nämnas sjukdomstillstånd. Se mer om Umeå Däckservices hantering av känsliga

uppgifter under avsnitt 6.

Hemsida och sociala medier

Umeå Däckservice behandlar personuppgifter på vår hemsida och på sociala medier. De uppgifter vi

avser att behandla är namn och bild.

Ändamålet med behandlingen är att informera om vår verksamhet, marknadsföra företaget och våra

tjänster. Laglig grund för denna behandling är en intresseavvägning.

Namn och bild kan finnas kvar på vår hemsida och på sociala medier även efter att den anställda

avslutat sin anställning hos oss.

Bilder från våra kundträffar, julkort och övriga arrangemang som vi anordnar finns kvar på vår hemsida

och sociala medier så länge vi anser dem aktuella/intressanta för vår marknadsföring och som

information om vår verksamhet. Det är helt valfritt att delta på dessa fotografier. Laglig grund till denna

behandling är en uppgift av allmänt intresse.

5.3 Underkonsulter

Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?

För att uppfylla rättsliga förpliktelser eller för att kunna ingå och fullgöra konsultavtal kan Umeå

Däckservice behöva inhämta enskilda konsulters personuppgifter.

Vilka personuppgifter behandlas och vem är mottagare?

Personuppgifter som behandlas av Umeå Däckservice är bland annat namn, personnummer, adress, epostadress,

arbetstelefonnummer, bankkontonummer, bank- och postgironummer, information om

kvalifikationer, underlag för beräkning av arvode, erfarenhet m.m. och information om frånvaro och

även kontaktuppgifter till den enskilde konsultens chef.

De som mottar uppgifterna är huvudsakligen relevanta chefer, eventuella externa aktörer som

administrerar utbetalningar av arvode m.m. och myndigheter när så krävs, med flera.

För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?

Konsultens personuppgifter kan krävas bland annat för följande ändamål: betalning av konsultarvode

och andra ersättningar och allmän administration av konsulttjänster.

Hur länge lagras personuppgifterna?

Umeå Däckservice lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med

behandlingen. Umeå Däckservice genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter

och tar bort de uppgifter som inte längre behövs.

Generellt ska personuppgifterna inte bevaras efter det att konsultuppdraget avslutats. Det kan dock

vara nödvändigt för Umeå Däckservice att spara uppgifterna under en längre period efter att uppdraget

upphört för att uppfylla rättsliga skyldigheter avseende beskattning, bokföring eller för att hantera

rättsliga krav som kan tänkas riktas mot Umeå Däckservice. Lagringsperioden är i dessa undantagsfall

maximalt 7 år från konsultuppdragets upphörande.

5.4 Rekrytering

Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?

För att Umeå Däckservice ska kunna hantera ansökningar som de registrerade skickat in, genomföra

intervjuer och fatta beslut i ett rekryteringsförfarande måste Umeå Däckservice behandla vissa

personuppgifter. Grunden för denna behandling är intresseavvägning, alternativt avtal.

Vilka personuppgifter behandlas och vem är mottagare?

Personuppgifter som behandlas av Umeå Däckservice är bland annat namn, födelsedatum, adress,

information om erfarenhet och färdigheter, eventuellt fotografi m.m.

De som mottar uppgifterna är huvudsakligen chefer och anlitade rekryteringsfirmor. I de fall

rekryteringsfirmor handhar rekryteringen upprättas alltid personuppgiftsbiträdesavtal med den externa

aktören, vänligen se kommande avsnitt om Umeå Däckservices rutiner för detta.

För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?

För att Umeå Däckservice ska kunna hantera ansökningar, kontakta sökanden, genomföra intervjuer och

beslutsfattande i ett rekryteringsförfarande samlar vi in och behandlar personuppgifter.

Hur länge lagras personuppgifterna?

Umeå Däckservice lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med

behandlingen. Umeå Däckservice genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter

och tar bort de uppgifter som inte längre behövs. Umeå Däckservice kan dock behöva lagra

personuppgifterna efter det att rekryteringsförfarandet är avslutat om vi bedömer det nödvändigt att

spara dem för att hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot Umeå Däckservice. Lagringsperioden

är därför 2 år.

5.5 Kunder

Vilken är den lagliga grunder för behandlingen?

För att Umeå Däckservice ska kunna kontakta kund och leverera tjänster och produkten enligt kundens

beställning. Laglig grund är för att uppfylla avtal.

Vilka personuppgifter behandlas och vem är mottagare?

Personuppgifter som behandlas av Umeå Däckservice är bl.a. namn, adress, e-post, reg nr,

telefonnummer.

De som mottar uppgifterna är huvudsakligen chefer, mekaniker och administratör.

För vilka ändamål behandlas personuppgifterna?

För att kunna leverera tjänst och produkt enligt avtal och bl.a. fakturera, reklamationsspåra, ha ett

underlag för statistik, identifiera förvarade och beställda däck.

Hur länge lagras personuppgifterna?

Umeå Däckservice lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med

behandlingen. Umeå Däckservice genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter

och tar bort de uppgifter som inte längre behövs. Umeå Däckservice kan dock behöva lagra

personuppgifterna efter det att uppdraget är avslutat om vi bedömer det nödvändigt att spara dem för

att hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot Umeå Däckservice. Gallring av kundregistret görs

årligen.

6. Känsliga personuppgifter

Med känsliga uppgifter avses i Policyn sådana personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung,

personliga åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening och behandling av

genetiska uppgifter, biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person, uppgifter om

hälsa eller uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning.

Umeå Däckservice behandlar aldrig känsliga uppgifter utan samtycke från den registrerade eller utan att

det föreligger sådant stöd som framgår av artikel 9 Dataskyddsförordningen, exempelvis för att fullgöra

skyldigheter eller utöva särskilda rättigheter inom arbetsrätt, social trygghet och socialt skydd eller när

behandlingen är nödvändig för att skydda den registrerades eller annans grundläggande intressen, när

registrerad är fysiskt eller rättsligt förhindrad att ge samtycke, i vissa fall inom ramen för facklig

verksamhet, om uppgifterna redan offentliggjorts av den registrerade, om det är nödvändigt med

hänsyn till ett viktigt allmänt intresse, om det är nödvändigt av skäl som hör samman med bland annat

bedömning av arbetstagares arbetskapacitet eller tillhandahållande av hälso- och sjukvård eller om det

är nödvändigt med hänsyn till statistiska ändamål.

Vid varje behandling av känsliga uppgifter vidtar Umeå Däckservice alltid lämpliga säkerhetsåtgärder för

att skydda uppgifterna. Personuppgifter är aldrig tillgängliga för fler personer än vad som är nödvändigt.

7. Umeå Däckservice delar uppgifter med extern part

Umeå Däckservice kan, från tid till annan, behöva överlämna information till relevant tredje man

(inklusive, men inte begränsat till, situationer där vi har en rättslig skyldighet att göra så). För att i varje

sådant fall säkerställa att anställdas personuppgifter behandlas på ett tryggt och säkert sätt har Umeå

Däckservice som rutin att upprätta avtal (biträdesavtal eller dylikt) med varje extern part som behandlar

personuppgifter för Umeå Däckservices räkning. I sådana avtal anges alltid föremålet för behandlingen,

behandlingens varaktighet, art och ändamål, typen av personuppgifter och kategorier av registrerade

samt våra skyldigheter och rättigheter som personuppgiftsansvarig. Vidare ger Umeå Däckservice alltid

dokumenterade instruktioner till personuppgiftsbiträdet som personuppgiftsbiträdet är skyldig att följa.

8. Registrerades rättigheter

8.1 Rätt till information

Den registrerade har rätt till information när personuppgifterna samlas in. Umeå Däckservice

tillhandahåller denna information i lättillgänglig skriftlig form med ett enkelt, klart och tydligt språk.

8.2 Rätt till tillgång

Den registrerade har rätt att vända sig till Umeå Däckservice i egenskap av personuppgiftsansvarig och

begära tillgång till de personuppgifter som Umeå Däckservice behandlar och även informeras om bland

annat ändamålen med behandlingen och vilka som mottagit personuppgifterna.

Umeå Däckservice ska i egenskap av personuppgiftsansvarig förse den registrerade med kostnadsfri

kopia på de personuppgifter som behandlas. Vid eventuella extra kopior kan Umeå Däckservice komma

att ta ut en administrationsavgift.

8.3 Rätt till rättelse, radering eller begräsning

Den registrerade har rätt att utan onödigt dröjsmål få sina personuppgifter rättade eller, under vissa

förutsättningar, begränsade eller raderade. Om registrerad anser att Umeå Däckservice behandlar

personuppgifter om denne som är felaktiga eller ofullständiga kan den registrerade kräva att få dessa

rättade eller kompletterade.

Den registrerade har även rätt att få sina uppgifter raderade bland annat i fall att de inte längre är

nödvändiga eller om behandlingen baseras på samtycke och detta har återkallats.

Om den registrerade begär att få uppgifterna rättade, raderade eller begränsade i behandling har Umeå

Däckservice i egenskap av personuppgiftsbiträde som rutin att med rimlig ansträngning underrätta varje

mottagare av personuppgifterna om den registrerades begäran.

8.4 Rätt att invända

Den registrerade har rätt att när som helst invända mot behandling av dennes personuppgifter om den

lagliga grunden för behandlingen utgörs av ett allmänintresse eller intresseavvägning enligt artikel 6.1

(e) och (f) Dataskyddsförordningen.

8.5 Rätt till dataportabilitet

Den registrerade har rätt till att få ut de personuppgifter som denne tillhandahållit den

personuppgiftsansvarige och har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

Detta gäller dock under förutsättning att det är tekniskt möjligt och den lagliga grunden för

behandlingen utgörs av samtycke eller att behandlingen varit nödvändig för fullgörande av avtal.

8.6 Rätt att återkalla samtycke

Om personuppgiftsbehandlingen grundar sig på den registrerades samtycke har denne rätt att när som

helst återkalla detta samtycke. Sådan återkallelse påverkar inte lagligheten i personuppgiftsbehandlingen

innan samtycket återkallades.

8.7 Rätt att inge klagomål till Datainspektionen

Den registrerade har rätt att rikta klagomål till Datainspektionen.

Kontaktuppgifter

Telefonnummer: 08-657 61 00

E-postadress: datainspektionen@datainspektionen.se

9. Personuppgiftsincidenter

En personuppgiftsincident är en säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig förstörelse, förlust,

ändring eller obehörig åtkomst till personuppgifter.

Exempel på personuppgiftsincidenter kan vara stöld av kundregister, oavsiktligt avslöjande av

löneinformation via e-post till fel mottagare, personuppgifter publiceras på webben av misstag, en bärbar

dator innehållande personuppgifter tappas bort eller stjäls, m m.

Personuppgiftsincidenter kan behöva anmälas till tillsynsmyndigheten inom 72 timmar från upptäckten av

incidenten om det är sannolikt att det föreligger en risk för fysiska personers rättigheter och friheter.

Inträffade incidenter ska dokumenteras och man kan behöva underrätta berörda registrerade.

Vid en misstänkt personuppgiftsincident kontakta omedelbart Lars Högbom på

lars.hogbom@bromsservice.se. Det är sedan Lars Högbom som avgör om tillsynsmyndigheten eller de

registrerade behöver underrättas.

10. Kontaktuppgifter

Vid frågor om Policyn eller vid andra önskemål avseende personuppgifter, vänligen kontakta Lars

Högbom.

Umeå Däckservice

090-14 44 20

Kummelvägen 2

90137 Umeå

Mail: info@umeadackservice.se

11. Ändringar av policyn

Umeå Däckservice förbehåller sig rätten att ändra och uppdatera Policyn. Vid materiella ändringar i

Policyn eller om befintlig information ska behandlas på annat sätt än vad som anges i Policyn, kommer

Umeå Däckservice informera om detta på lämpligt sätt.

Policy antagen av företagets ledning 2018-05-25